タブレットで日報を作成する

「PCを使った日報が苦手」「スタッフがPCを使えない」
もしそのようなお悩みをもっているのなら、タブレットを使った日報はいかがでしょう。 たとえばiPadを使えば、日報の作成や、iPad上から日報をPDF化したり、プリンタがあれば印刷することもできます。 なによりも、iPadはとってもかんたんに操作できるメリットがあります。PCが苦手でも、iPadは使えるという人も多いはずです。

写真はiPad miniからNipoPlusを開いている様子。ほとんどの項目がタップ操作で入力可能
写真はiPad miniからNipoPlusを開いている様子。ほとんどの項目がタップ操作で入力可能

タブレットだけで日報業務を完結できます

ほとんどの機能はPCでもタブレットでも操作できます。これはつまりタブレットだけで日報業務を完結できるということ。 集計やテンプレート作成など一部の機能はPCから操作したほうが向いているケースもありますが、日業乗務でよく使う機能はタブレットで必要十分に操作が可能です。 PCとタブレットを組み合わせて使うことももちろんOK.クラウド型なのでデータは常にクラウド上です。 タブレットからログインしても、PCからログインしても同じ日報を表示することが可能です。

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iPadで書いた日報をパソコンから読むことも、その反対も可能です。クラウドシステムの強みですね

タブレットの強みを最大限に活用!タッチパネルの特徴を生かした日報入力

タブレットとPCの入力方式は大きく異なります。PCはマウスやキーボードを使って日報を入力しますが、タブレットは画面に直接タッチして入力をします。 タブレットを主とした日報であれば、タップやスワイプなどタブレット機器の得意な入力方法で日報を書けるようにテンプレートを作成するとスタッフさんが効率よく日報を書けるようになります。

タップやスワイプで日報を入力。手書きの署名や写真も利用可能です
タップやスワイプで日報を入力。手書きの署名や写真も利用可能です

タブレットの日報と相性の良い入力フォームをいくつかリストアップしてみました。

入力フォーム名特徴
チェックボックス入力フォームタップ操作だけでON/OFFの切替ができます。2択の設問に最適
選択肢入力フォーム複数のリストからタップ操作だけで入力できます
署名入力フォーム指やスタイラスペンを使って手書きの署名やイラストが入力できます。詳しくは「日報に署名を埋め込む」を参照してください
レート入力フォームタップ操作だけで数値の入力ができます。視覚的にもわかりやすく、誰でも簡単に使えます
写真入力フォームタブレットのカメラを使って写真を撮影し、そのまま日報に写真を埋め込むことができます
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他のフォームについて詳しくは日報テンプレートを御覧ください

これらの入力フォームを自由に組み合わせてオリジナルのテンプレートを1度作れば、日々の業務ではテンプレートに沿って簡単に日報の作成ができるようになります。 NipoPlusでは殆どの入力フォームがタブレットで利用できますが、中にはタブレットだと苦手な入力フォームもあります。例えばテキスト入力フォームはキーボードが無いタブレットだとディスプレイ内のキーボードを使って入力する必要があるため、若干効率が落ちてしまいます。 タブレットを主とした日報を考える場合は、できるだけキーボード入力の項目を減らすようにテンプレートを作るとスタッフの日報業務負担を軽減させることができます。

紙の日報風レイアウトを維持しつつもリッチな入力をサポート

通常、日報にはテンプレート(様式やフォーマット・雛形と呼ぶこともある)があり、テンプレートに沿って記入をするのが一般的です。 NipoPlusではテンプレートを自分たちで作成できます。作成されたテンプレートもできるだけ紙の日報の雰囲気を損なわないようにデザインされています。 スマートフォンは画面幅が狭いため日報らしさのレイアウトを維持できませんが、一般的なタブレットの画面サイズであればWordで作ったようなテンプレートに近いデザインをそのまま再現できます。

PDF出力で日報を1つのファイルとして保存可能

NipoPlusで作った日報は簡単な手順でPDFに変換することができます。次の画像は実際にPDFに変換した画面イメージです。

NipoPlusで作った日報をPDFに変換してダウンロードできます
NipoPlusで作った日報をPDFに変換してダウンロードできます

A4縦向きのPDFが作成できます。署名や写真などもPDFに埋め込まれるので1つのファイルとして完結した文書になります。PCはもちろん、タブレットからも簡単にPDF作成が可能です。

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本記事の更新日: 2022/11/14