チェックシートのデータを表計算ソフトで簡単に集計・分析をする

チェックシートの集計
チェックシートの集計

業務においてチェックシートの作成を行うことは良くあることです。紙で作成されたチェックシートは記入者にとってそこまで負担ではありませんが、集約されたチェックシートの紙をデータ化して集計や分析をする時、大変な労力を要します。

キャラクター

紙のチェックシートを手動でエクセルに打ち込むのは非効率!

単純な話ですが、チェックシート自体をシステム化してしまうことで入力のデータが最初から電子化できます。 一方でこの「チェックシート」業務毎にチェック項目の内容が異なるため、アプリ化するにしてもオーダーメイドになってしまい、中々コストの面で導入に踏み切れないとお悩みではありませんか? NipoPlusはチェックシートのチェック項目などを自由にカスタマイズできるチェックシートアプリとして利用できます。

チェックシートのチェック項目を自作しましょう

業務で利用中のチェックシートを見てください。これらのチェック項目は選んだり、数値を書いたりする項目で構成されていることでしょう。 例えば一覧から該当の項目をチェックするタイプであれば選択肢入力フォームを使って作成できますし、重量や温度など数値で記入が必要な項目は数値入力フォームスライダ式入力フォームを使うことで、紙のチェックシートを簡単に電子化できます。 このページはチェックシートの集計にフォーカスを当てているため、詳しくはテンプレート作成のページを御覧ください。

チェックシートの入力はスマホやタブレットで。集計・分析は表計算ソフトで

そんなわけで自作したチェックシートを見てみます。 今回例題として使用する「Y部品チェックシート」はもちろん架空のものですが、各項目の合計や推移を求めたいと仮定してください。

これは自動販売機設置候補地チェックリストです
これは自動販売機設置候補地チェックリストです

赤枠で囲った「問題の箇所」や「カバーの色」は個数を数えてみましょう。例えば100枚のチェックシートの中で、「ひび割れ」は何件あったのか?といった分析をすることでその後の対策や意思決定に役立てられます。
青枠は品質のブレ幅ですが、合計よりも過去にブレ幅がどのように推移したのか折れ線グラフのように表したほうが役立てられそうです。
緑枠は実際に部品として消費した長さをイメージしています。例えばLANケーブルを作る時、製品自体は同じですが異なる長さの製品がありますよね?もちろんこのチェックシートは架空のものですが、イメージとして捉えてください。

チェックシートの入力自体はスマートフォンやタブレット・もちろんPCからも行うことができます。クラウドシステムのため、どの端末で作成しても所定の箇所にに自動で集約されます。 入力について詳しくは「日報やチェックシートを書く」を御覧ください。

作成されたチェックシートは最初から電子化されたデータとして蓄積されていきます。 溜まったチェックシートのデータはそのまま表計算ソフトなどにデータとして読み込ませることができ、そこから様々な集計や分析が可能です。

チェックシートのチェックされた項目の数を数える

まずはシンプルに、チェックシートで入力されたデータの個数を数えてみましょう。 作成されたチェックシートのデータはCSVとしてまとめてダウンロードできます。このCSVをそのまま表計算ソフト(エクセルなど)で開き、必要な処理を行っていきます。 選択肢はCSV出力形式で列の展開をONにすると、○と-の形で出力されます。あとは「○」の数を数えれば、簡単に集計ができます。

画面はmac版Excelを使って集計した例です
画面はmac版Excelを使って集計した例です

○の数を数えるには、エクセルのsumif関数が便利です。使い方も簡単。数える範囲と、数える文字(ここでは○)を指定するだけです。 計算式は例えば次のように表すことができます

=COUNTIF(L2:L8,"○")

グラフの作成も簡単です。項目の列と、集計した列の範囲を選んで自動グラフを作成するだけで、簡単に棒グラフを作ることができます。

キャラクター

チェックシートを集計すると「バリの問題は少ないんだな」といった情報が把握できるようになります

カバーの色や総合評価についても全く同様の手順で集計グラフ化ができます。

チェックシートのデータ推移を見て分析をする(折れ線グラフ作成)

続いて青枠で囲った、チェックシートデータの推移を分析してみましょう。 こういった、時系列を表すには折れ線グラフが最適です。日付の形式が非常に長く、グラフ化すると見にくくなってしまうため、表示形式から「短い日付形式」に予め切り替えています。 あとは日付の範囲と、推移を知りたい項目の範囲を選択して折れ線グラフを選ぶことで簡単に折れ線グラフが作成できました。

これは自動販売機設置候補地チェックリストです
これは自動販売機設置候補地チェックリストです

チェックシート1枚1枚では見えにくかった問題がグラフ化することでひと目で分かるようになります。この例では9/6と9/7でズレ幅がかなり広く、ここで何か問題があった可能性を知ることができます。

キャラクター

他にも重量誤差が10以上は色を付けて強調させたり、誤差の大小順で並べ替えをしたりすることもできます。この例だと負数が出てくるのでABS関数と組み合わせが必要です

補足:日付形式を短くしたいときは、日付の範囲を選び表示形式から「短い日付形式」を選ぶことで設定できます

エクセルで日付形式の表示を短くする
エクセルで日付形式の表示を短くする

チェックシートのデータを集計する

最後に緑のエリアを集計してみましょう。これは簡単ですね。エクセルを学ぶ時、おそらく多くの方はこの関数を最初に学んだのではないでしょうか?

=SUM(範囲)

そう、つまりSum関数です。これでチェックシート内に記入された長さの合計を簡単に算出できます。

Sum関数でチェックシート内の特定の数値を集計します。
Sum関数でチェックシート内の特定の数値を集計します。

チェックシートをシステム化することで集計や分析の前準備が非常に楽になります

以上、いくつかの例をもとにチェックシートを集計・分析する手法について解説してみました。 多くはエクセルの豊富な機能を使った集計でした。事実、集計や分析においてエクセルは非常に強力なツールとなります。 しかしそれらの集計や分析を行うためには、もととなるデータが必要です。

チェックシートを紙で行う場合、チェックシートの内容をデータ化するために少なくない労力を要します。 加えて書き漏れや転記ミスなど、データの信用性を落とすリスクもあります。二人でチェックするには更に余分な労力が必要になることでしょう。

ORCなども選択肢としてありますが、丁寧に枠を塗りつぶしたり、所定のガイド線に沿って数値を書くなど、チェックシートを記入する側にとって大きな負担がかかります。

チェックシート自体をアプリ化してしまうことでこれらの問題を解決できます。すでに述べたとおり、NipoPlusではチェックシートのチェック項目を自由に設計、カスタマイズできます。 ご自身で作成できるので手軽に調整もできることでしょう。

キャラクター

チェックシートのフォームを作成するのに1レイアウトあたり何万といったサービスもあるけどNipoPlusは自分たちで作れるから安いよ!

紙にはない、システムならではのチェックシートも作れます

紙のチェックシートに比べてシステム化されたチェックシートの利点として、例えば画像を添付したり、未入力があった場合にエラーで弾くといった付加価値を付けることが可能です。

これは自動販売機設置候補地チェックリストです
これは自動販売機設置候補地チェックリストです

記入漏れを予め防ぐことで、チェックシートの再提出といった無駄を軽減できます。 紙の保管スペースも不要になるなど、チェックシートを電子化することは様々なメリットをもたらします。

でもお高いんでしょう?いいえ、1名180円で最低10名からご利用可能です

NipoPlusは日報・チェックシートアプリ界で業界最安値を目指しています。お一人あたり1ヶ月180円という料金は同業他社に比べて半額以下の低水準です。 余分なコスト(広告費やら仲介手数料やら)を極力抑えています。 最低利用人数の制限はありますが、それでも最も安くて月額1800円からご利用可能です。詳しくは料金についてを御覧ください。

最終更新日: 2022/09/08
nipoplusアプリ起動ボタン

一切の企業情報を入力せずに手軽に体験できます

  • メール・パスワードの設定なしで体験可能(匿名機能
  • クレジットカードの登録も不要
  • Webアプリだからインストール不要
nipoplusアプリ起動ボタン
ios App Store
Android Google Play Store