業務チェックシートアプリで点検業務を簡単に!集計やグラフ化もOK

業務におけるチェックシート

チェックシートは所定のテンプレートに沿って設問に対する回答を記入するシートです。 「チェック」の名がつくように、確認事項の振り返りとして1項目づつチェックを入れて、漏れがないかを確認するために使用することもあります。 チェックシートは様々な種類があり、例えば「買い物リスト」や「清掃点検シート」などもチェックシートと呼べます。 何らかの病気の疑いがあるときにもチェックシートは使われています。例えば「逆流性食道炎チェックシート」などです。

様々なチェックシートの中でも、このページでテーマとして扱うのは、業務で利用するチェックシートです。 「5Sチェックシート」や「機械設備点検シート」「調査点検シート」など、こちらも非常に様々な種類のチェックシートがあります。 会社の業務内容や、同業でも会社各自のルールによって、チェックシートのカタチは多種多様です。

Nipo Plusはチェックシート管理アプリです

NipoPlusはチェックシートを効率よく管理出来るクラウド型のチェックシート管理アプリです。 スマートフォン・タブレットはもちろん、PCでも利用可能です。 複数人での利用を前提として設計されており、チェックシートの提出先指定やグループ分けなどの機能が備わっています。 さてそんなチェックシートですが、手書きで使用されることがまだまだ多いです。バインダーにチェックシート用紙を挟み、ボールペンを片手に記入する。事実よく見かける光景です。 バインダーをタブレットやスマートフォンに持ち替えて、チェックシートをアプリ化しましょう

チェックシートのチェック項目を自由に設計

業務によってチェックする項目や内容は様々です。NipoPlusではチェックシートのチェック項目を事由に設計できます。 プログラミングの知識は不要です。チェック項目をブロックのように積み重ねていくだけでオリジナルのチェックシートが簡単に作成できます。 チェックシートと特に相性のいい入力フォームには次のようなものがあります。

スマートフォンやタブレットからチェックシートを記入

作成したチェックシートをスマートフォンやタブレット、PCから記入できます。

iPadならアップルペンシルも使えます

チェックシートの記入内容をグラフ化する

紙のチェックシートと違い集計の作業をほぼ省略できるのがシステムの強みです。 チェックシートの内容をもとにグラフの設定を済ませておけば、新しいチェックシートが提出される度に最新の状態でグラフを自動生成。 紙のチェックシートをエクセルに書き写す手間を大幅にカットできます。 折れ線グラフや棒グラフ・円グラフなどが利用できます。

チェックシートの過去データを表に変換（テーブル化）

1枚1枚のバラバラなチェックシートをエクセルのような表に自動で変換して表示できます。 当日や午前・午後など時間帯で指定してグループ化することもできます。 自動生成されたチェックシートの表はCSVファイルとしてそのままダウンロードすることも可能です。

チェックシートのデータを表計算のデータとして活用

チェックシートの自動グラフ化やテーブル化の機能ではなく、チェックシートのデータそれ自体をダウンロードしてエクセルなどの表計算から自由に集計・分析することもできます。 紙のチェックシートと違いデータ入力の工程をごっそり省略でき、且つ誤記入や記入漏れのリスクもありません。 例えば次の画像は最初に例示した「X部品品質シート」をCSVに出力し、エクセルで開いている様子です。

100件のチェックシートを手動でエクセルに記入するにあたり、手動では多くの時間を要しますがNipoPlusではほんの数秒で完了できます。

集計はコンピュータの得意分野なのです

複数種類のチェックシートを切り替えて管理

例えば製造する部品によってチェックシートの内容が変わるとします。X部品はX部品の、Y部品はY部品のチェックシートが必要になることでしょう。 予めチェックシートのテンプレートを作って置けばチェックシート記入時に一覧から使用するチェックシートの種類を選ぶだけです。 更にグループを切り分ければ、グループごとにチェックシートのテンプレートが作成可能です。 例えばA製造グループとB品質管理グループ、C営業部に分けると、AグループのチェックシートとBグループのチェックシートでは全く異なるテンプレートが利用できます。

部署が変わればチェック項目も変わる。当然の流れですね

承認してチェックシートの編集をロック可能

紙と異なり電子データは書き換えが容易のため、悪意ある改ざんや誤った操作による書き換えが起きてしまう可能性があります。 チェックシートについては承認を行うことでそのチェックシートの編集をロックすることができます。 ロックされたチェックシートは削除・編集ができなくなります。ロックを解除できるのはロックした管理者本人のみです。

またデータの共有についても設定が可能です。社内全員がチェックシートを読めるのか？それとも管理者だけがチェックシートを読めるようにするのか？といった設定が可能です。

実際に製造現場でご利用いただいている企業様からの提供写真を紹介

こちらの企業様ではある部品の製造を行っており、その部品の品質やズレ幅などを1つ1つ記録として残す必要がありました。 これまで手書きで行ってきた記入方式からNipoPlusを使った記入方式に切り替え、実際の使用シーンとして画像をご提供いただきました。 大変ありがたいことに掲載の許可をいただくことができました。（タブレット内の画像はぼかし加工をしております）

筆記用具などを持ち出す必要がなく、またチェックシートの項目を自分たちで自由に設計出来る点が大変好評頂いております。 また手書きのチェックシートを保管するスペースも今後節約できるとのことでした。

現場の声として様々なリクエストもこれまで数多く頂いており、NipoPlusはそういった声を反映してより現場で使いやすいアプリになれるよう日々改善をしております。 貴重な画像のご提供、ありがとうございました。