チェックシートアプリ NipoPlus

業務用チェックシートの回答例
業務用チェックシートの回答例

チェックシートとは?

チェックシートは、所定のテンプレートに従って、設問に対する回答を記入するシートです。 「チェック」の名がつくように、確認事項の振り返りとして1項目づつチェックを入れて、漏れがないかを確認するために使用することもあります。 チェックシートは非常に様々な種類があり、例えば「買い物リスト」や「清掃点検シート」などもチェックシートと呼べます。 何らかの病気の疑いがあるときにもチェックシートは使われていますね。例えば「逆流性食道炎チェックシート」などです。

様々なチェックシートの中でも、このページでテーマとして扱うのは、業務で利用するチェックシートです。 「5Sチェックシート」や「機械設備点検シート」何らかの「調査点検シート」など、こちらも非常に様々な種類のチェックシートがあります。 会社の業務内容や、同業でも会社各自のルールによって、チェックシートのカタチは多種多様です。

Nipo Plusとは

NipoPlusはチェックシートを効率よく管理出来るクラウド型のチェックシート管理アプリです。 スマートフォン・タブレットはもちろん、PCでも利用可能です。 複数人での利用を前提として設計されており、チェックシートの提出先指定やグループ分けなどの機能が備わっています。

チェックシートをアプリ化するメリット

さてそんなチェックシートですが、手書きで使用されることがまだまだ多いです。バインダーにチェックシート用紙を挟み、ボールペンを片手に記入する。事実よく見かける光景です。 バインダーをタブレットやスマートフォンに持ち替えて、チェックシートをアプリ化することができます。 紙のチェックシートは紙のメリットがありますが、システム化されたチェックシートには紙を上回るメリットがあります。

チェックシートのチェック項目を自由に自作できます

業務で使用するチェックシートは会社によってチェック項目が千差万別です。NipoPlusではチェックシートのチェック項目を自由に自作できるので、業務に最適なチェックシートを誰でもかんたんに作成可能です。 少し上で例示した「X部品品質シート」も即席で作ったチェックシートです。 もう1つ例としてチェックシートのテンプレートを作ってみました。以下の画像がそのチェックシートです。

色鮮やかなチェックシートの例。署名や写真などのデータも使えます
色鮮やかなチェックシートの例。署名や写真などのデータも使えます

選択肢の項目に色分けをして識別をしやすくしたり、チェック項目自体に色を付けて強調することができます。 また、手書きの署名(サイン)を書く欄や、チェックした対象の写真を添付することも可能です。

チェックシートを繰り返し利用できます。保管場所の心配もありません

業務で使うチェックシートは何度も繰り返し利用します。用途によっては1日に何枚もチェックシートの作成が必要になるケースもあります。 NipoPlusではチェックシートのテンプレート(チェック項目のまとまった様式のこと)を1度作ればあとは何度でも繰り返し利用が可能です。 当然、紙は必要ありません。

製品のチェックシートは業種によっては数年単位での保管期間が必要になります。紙で保管すると膨大な量のダンボール箱タワーが完成し、保管場所に困ることも。 チェックシートを電子化することで保管場所の心配は一切ありません。何万枚ものチェックシートであっても保管場所はオンライン上のNipoPlusサーバに安全に保管され続けます。

NipoPlusでは全てのデータをかんたんにダウンロードすることもできます。もしクラウド上にデータを残すのに不安がある場合は、一定のサイクルですべてのデータをダウンロードして社内の安全なサーバやデータベースに保管することも可能です。

キャラクター

ダウンロードされるデータはCSVなのでDBにインポートして保存することもできます

チェックシートのデータを表計算ソフトのデータとしてそのまま再利用可能です

完全な使い捨てのチェックシートということはそう多くはありません。記入されたチェックシートは何かしらの形で保存したり、集計したりします。 手書きのチェックシートの場合、集計保存も大変です。 紙のチェックシートを集計する場合、記入内容をそのままエクセルなどの表計算ソフトや、Accessなどのデータベースソフトに打ち込む必要があります。

一方でチェックシート自体がシステム化されていればチェックシートの項目がすでに電子データになっているため、チェックシートのデータをそのまま表計算ソフトに流し込んで集計や分析の材料に転用できます。 例えば次の画像は最初に例示した「X部品品質シート」をCSVに出力し、エクセルで開いている様子です。

CSV出力の例
CSV出力の例

「軸打ちズレ幅」が-2mmだった件数を把握したい時でもご覧のとおり、データはすでにあるのであとは表計算ソフトの関数でかんたんに集計できます。 結局は表計算だより?と思うかもしれません。しかし手動で表計算ソフトにデータを打ち込む時間・労力を節約できるのは大きな利点だと思いませんか? NipoPlusはローコストで利用できます。転記にかかる人件費よりもずっと安上がりです。

キャラクター

一応お伝えしておくと、NipoPlus自体にも集計機能があります

5Sチェックシートも品質管理シートも。複数種類のチェックシートをこれ1つで管理

目的によって使用するチェックシートの用紙も変わります。紙であれば必要なチェックシートの種類を間違えずに取らなければなりません。 複数種類必要な場合は必要な分だけ紙のチェックシートを持ち運ぶことになります。

いざ記入しようとして「あ、違う用紙を持ってきてしまった!」という苦い経験はありませんか?

チェックシートをアプリ化することでこういったトラブルも無縁になります。チェックシートのテンプレートは最大で999種類まで保管でき、必要に応じてチェックシートを選ぶだけです。

チェックシートの切り替え
チェックシートの切り替え

もちろん、999枚の紙を持ち運ぶ必要はありません。必要なものはタブレットやスマートフォンなどの通信が可能な端末だけです。 更にグループを切り分ければ、グループごとにチェックシートのテンプレートが作成可能です。

例えばA製造グループとB品質管理グループ、C営業部に分けると、AグループのチェックシートとBグループのチェックシートでは全く異なるテンプレートが利用できます。

キャラクター

部署が変わればチェック項目も変わる。当然の流れですね

チェックシートの内容を社内で共有できるようになります

これはチェックシートというよりは、当日の日報などで特に有益に働く機能です。 NipoPlusでは内部的に日報とチェックシートは同一のものと捉えていますが、ここではわかりやすく「日報」と「チェックシート」を分けて書きます。

通常であればチェックシートを記入し、それを上司や集計担当のもとに提出しますので、チェックシートの内容を閲覧するのは上司や集計担当者のみです。 そうではなく会社全体の情報共有としてチェックシートの内容をグループ内で共有することも可能です。

チェックシートの共有はそこまで大きな利点はなさそうに思いますが、これが日報だと少し話が変わってきます。 スタッフ同士がお互いにどのような業務をしたか?どのようなトラブルがあったのか?といった情報を共有することで、スタッフ間の情報を共有しやすい土壌にできます。 コメント機能を使い、スタッフ間・スタッフと上司間のコミュニケーションのツールとしても利用できます。

キャラクター

もちろん共有しない設定もできます。このあたりは用途に応じて設定しましょう

前回・前々回のチェックシートとの比較がかんたんにできます

チェックシートを継続して作成する際に重要になってくるのが過去データとの比較になります。 今回のチェックシートの結果が異常値なのか、それとも正常なのかを判断する一つの材料として過去のデータと比較したいときがあります。

過去のチェックシートとのデータ比較
過去のチェックシートとのデータ比較

現在表示中のチェックシートとは別に、同一テンプレートで作成された直近のチェックシートを同画面に表示できるので、過去との比較も簡単に行なえます。

実際に製造現場でご利用いただいている企業様からの提供写真を紹介

製造現場で実際にNipoPlusを使っている様子。タブレット内の画像は一部ぼかしを入れています
製造現場で実際にNipoPlusを使っている様子。タブレット内の画像は一部ぼかしを入れています

こちらの企業様ではある部品の製造を行っており、その部品の品質やズレ幅などを1つ1つ記録として残す必要がありました。 これまで手書きで行ってきた記入方式からNipoPlusを使った記入方式に切り替え、実際の使用シーンとして画像をご提供いただきました。 大変ありがたいことに掲載の許可をいただくことができました。(タブレット内の画像はぼかし加工をしております)

筆記用具などを持ち出す必要がなく、またチェックシートの項目を自分たちで自由に設計出来る点が大変好評頂いております。 また手書きのチェックシートを保管するスペースも今後節約できるとのことでした。

現場の声として様々なリクエストもこれまで数多く頂いており、NipoPlusはそういった声を反映してより現場で使いやすいアプリになれるよう日々改善をしております。 貴重な画像のご提供、ありがとうございました。

最終更新日: 2022/09/06
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